תיוק ותיעוד - ידע שווה כסף - התנ"ך של עולם הפיננסים

איך אתם מנהלים את המסמכים הפיננסיים שלכם?
כמה זמן אתם שומרים היסטוריה?

מעדיפים מסמכים בניירות או דיגיטליים?

יש מסמכים שרצוי לשמור “לתמיד” כמו טפסי 106, יש כאלו שמספיק 7 שנים, וכאלו שאפילו זה לא נדרש (הודעות מיזוג או מסמכי ניוד אחרי שהושלם בהצלחה ובדקתי שהכל תקין).

מה עובד לי?

משתפת בשיטה שעובדת לי. היא לא בהכרח יותר או פחות נכונה משיטות אחרות.

לי הכי נוח לעבוד עם מסמכים דיגיטליים, שלא תופסים מקום פיזי, ויש להם גם גיבוי אוטומטי בענן, למקרה שהמחשב יתקלקל/ יגנב וכדי לאפשר גישה מכל מקום (מהטלפון).
בניגוד לעבר שמסמכים היו מצטברים בערמות עד שיום אחד היה לי כוח (או לא) להתיישב על הערימה ולתייק הכל באופן מסודר, כאן זה כל כך פשוט, שברגע שמגיע מסמך – הוא מיד מתוייק במקום.

יש לי תיקיה של מסמכים, שמחולקת לפי נושאים.

שתי התיקיות העיקריות הן של תעודות ואישורים, ושל מסמכים פיננסיים.

גיליתי שמאד נוח לצלם/לסרוק תעודות ומסמכים כמו ת”ז, דרכונים, רשיונות נהיגה וכו’.
אני שומרת אותם בקובץ שהשם שלו מעיד על תוכנו: שם (של בני המשפחה), סוג, תאריך תפוגה.
ככה במבט אחד אני יודעת מתי הדרכון של הילדה עומד לפוג, ומתי צריך לחדש רשיון רכב.

מסמכים פיננסיים אני שומרת בתת תיקיות לפי החברה המנהלת, ותת תיקיה אחת לדוחות רבעוניים ושנתיים (שם יותר נוח לי שכולם ביחד). 

שם המסמך גם כאן מעיד על תוכנו. מתחילה מתאריך, אבל כותבת אותו הפוך, במבנה YYYY.MM.DD (כלומר שנה.חודש.יום) כדי שיהיה ממויין אוטומטית, אחר כך שם החברה, שם המוצר וסוג הדוח.
למשל:2020.12.31 מיטב דש – קרן פנסיה – מפורט או 2020 – 106.

למה אני עושה את זה בכלל?

קל מאוד למצוא ככה את מה שאני רוצה. כשמצטברים הרבה, מייצרת תת תיקיות לפי שנים.

בנוסף, יש לי אקסל מסכם שכולל רשימה של כל המוצרים עם מספרי החשבון ושם הסוכן (אם יש) ועוד כמה פרטים.
היתרון של קובץ כזה הוא גם לעקוב בקלות אחרי כל המוצרים שלי (גם אם מישהו פספס ולא שלח דוח רבעוני או שנתי) ואולי יותר חשוב: כמו כולם, יום אחד לא אהיה פה יותר לנהל את הכספים שלי (מוות או אי כשירות). אני רוצה שלמי שיצטרך לטפל בהם (שוב: בחיי או במותי) יהיה קל ופשוט, לפחות מבחינה בירוקרטית לדעת מה יש ואיך להגיע לכל דבר.

כרמית אורן-מולד, מנהלת בקהילת ידע שווה כסף.